Coaching software voor Quenza

De klantvraag:

Quenza had het plan om coaching software te ontwikkelen voor psychologen. De app moest een aantal problemen oplossen en die het werk van psychologen makkelijker maken. Een van de oprichters is namelijk zelf psycholoog en hij merkte dat hij en zijn collega psychologen voor verschillende taken veel verschillende programma's gebruikten. Bijvoorbeeld: programma’s om cliënten te begeleiden, voor onderzoek, klantmanagement, communicatie en facturering. Dat is niet handig, omdat ze daardoor steeds moeten wisselen tussen meerdere systemen. Tevens kost het ook nog eens veel geld om alles aan te schaffen, dan wel abonnementen te betalen.

De wens was om, op lange termijn, een digitale app te ontwikkelen die al deze verschillende apps onnodig maakt. De kernvraag vanuit Quenza was het ontwikkelen van een coaching app, voor het opstellen en uitsturen van vragenlijsten naar cliënten. Zo kunnen de resultaten eenvoudig verzameld en geanalyseerd worden. Hier zat ook al een gedeelte van het klantmanagement in, zoals het klantenbestand bijhouden. Na de offertes die we hebben opgesteld op basis van een wireframe van de volledige applicatie. Uiteindelijk zijn we in overleg begonnen met een minimum viable product (MVP). De MVP werd in de tussentijds getest bij een kleine set aan klanten.

Onze werkwijze:

Bij Cell[0] werken we vaak via de scrum methode. Dit betekent dat we werken in sprints. Door deze sprints hebben we iedere sprint de mogelijkheid om prioriteiten bij te stellen en de applicatie te testen. Wij leveren na iedere sprint een werkende versie van de app op, zodat Quenza deze met hun eindgebruikers kan testen. Hierop kunnen zowel Quenza als wij bijsturen op de prioriteiten. 

We zijn voor de ontwikkeling gestart met MVP. Een MVP verwijst naar de eerste versie van een product of dienst met voldoende functies om vroege gebruikers tevreden te stellen en feedback te verzamelen voor verdere ontwikkeling. We zijn begonnen met het maken van een login functionaliteit, maken van activiteiten, client management en onboarding van professionals (inclusief abonnementen). De MVP werd daarna steeds uitgebreider, als wens vanuit Quenza. Uiteindelijk werden daar nog documentbeheer, direct messaging & group messaging, voice chat en nog veel meer andere features bij gebouwd. Vanaf die tijd zijn we ook verder gegaan met verbeteringen in de eerste MVP features. 

De MVP voor Quenza is uiteindelijk een zeer uitgebreide app geworden. De coaching software bevat onder andere de volgende onderdelen:

• Activiteitenbeheer: coaches maken eenvoudig activiteiten voor cliënten en slaan ze op in de persoonlijke bibliotheek. 

• Activiteitenplanner: coaches sturen een volledig geautomatiseerde reeks activiteiten naar cliënten (intakeproces, onboarding, voortgangscontrole en follow-up)

• Uitbreidingsbibliotheek: coaches selecteren kant-en-klare, op wetenschap gebaseerde activiteiten en paden voor cliënten.

• Notificaties: coaches en cliënten ontvangen een melding, telkens wanneer een activiteit is verstuurd of als een herinnering nodig is.

• Monitoring: coaches volgen en beheren de resultaten van cliënten.

• Notulen: coaches en cliënten kunnen notities bijhouden, delen en becommentariëren. Cliënten gebruiken deze functie voor dagboeken, reflectie of het delen van aantekeningen.

• Chatfunctie: coaches communiceren veiling met cliënten of groepen.

• Groepscoaching: coachen van meerdere cliënten tegelijkertijd, met onder andere cliënten in bulk importeren en exporteren van groepsresultaten.

• Documentbeheer: bewaren en opslaan van PDF's, spreadsheets, presentaties, audio, video en andere documenten. 

• White labeling: coaches kunnen eigen logo en kleuren stijlen en domeinnaam gebruiken.

• Taalkeuze: de coaching app kent maar liefst 16 talen.

• Beveiliging: alles is ontworpen volgens de nieuwste Privacy by Design-normen, inclusief gebruik van encryptie en een persoonlijke PIN.

De technische features van de app:

De coaching app bevat veel verschillende technieken en onderdelen. Hieronder belichten we 3 technieken die we binnen de Quenza app hebben gebruikt.

• End 2 end encryptie chat

• Oneindig domeinen koppelen

• SES mail service

End 2 end encryptie chat met Pusher

Live contact met een psycholoog is natuurlijk altijd fijn. Door “Pusher” te gebruiken voor het streamen van de chatberichten, hebben coaches en cliënten via websockets altijd de laatste chatberichten meteen binnen. Om te zorgen dat al het berichtenverkeer privé is en blijft hebben wij de live chat berichten via Pusher laten verlopen en gebruikgemaakt van de end 2 end encryptie features die het Pusher platform hiervoor biedt.

Oneindig domeinen koppelen

Psychologen, coaches en therapeuten hebben vaak al hun eigen praktijk en website en willen graag ook aan klanten laten zien dat ook de software bij hen hoort. Om dit te doen is het voor hen belangrijk om via een subdomain (app.mijnpraktijk.nl) of via een domeinnaam (www.praktijk-app.nl) de Quenza app te kunnen ontsluiten. Om dit goed te kunnen doen genereert de app d.m.v. communicatie met de Amazon servers een veilig en gevalideerd SSL certificaat af voor elk domein dat de professionals opgeven. Dit hebben we mogelijk gemaakt door dynamische SSL certificaten van Caddy te koppelen aan DynamoDB en GlobalAccelerator van AWS. Door de combinatie van deze drie services is het voor Quenza mogelijk gemaakt om oneindig veel gebruikers hun eigen domein te laten koppelen aan hun app.

SES mail service

Om te zorgen dat alle psychologen, coaches en therapeuten vanuit hun eigen e-mailadres kunnen blijven mailen en ook de communicatie vanuit het Quenza platform via eigen e-mailadressen verloopt, hebben wij de SES service ingezet van AWS. Hierbij hebben we ook gebruikgemaakt van de features van SES om bounces en complaints te managen door middel van de gekoppelde services SMS en SQS. Door deze drie services gezamenlijk te gebruiken kan iedere psycholoog, coach en therapeut met een eigen e-mailadres hun cliënten blijven mailen via de coaching app, maar wij kunnen ook garanderen dat niemand te veel verkeerde adressen zou aanschrijven of spam veroorzaakt. Wij zorgen er namelijk voor dat zodra iemand te veel “niet bestaande” e-mailadressen mailt of spam klachten genereert, dat zij dan tijdelijk worden afgesloten van de e-maildiensten.

Wil je ook coaching software ontwikkelen?

Heb je met volle interesse deze case gelezen en ideeën opgedaan om een eigen coaching app ontwikkelen? Neem dan contact met ons op. Een webapplicatie laten maken met onze hulp, scrum methode en expertise staat garant voor succes. Ben je nog niet helemaal overtuigd of wil je meer ideeën opdoen? Lees dan onze andere cases.